Normativa legal de coworking

¿Qué aspectos pueden ser complicados en una apertura o ampliación de un espacio de coworking?

En efecto, los aspectos legales que le acompañan.

Por una parte, porque se trata de una actividad digámosle ‘atípica’ a las normativas legales establecidas hasta la fecha en Europa (y también fuera). No existe una licencia específica para la actividad de coworking. Un espacio de coworking puede generar múltiples actividades: alquiler de oficina, alquiler de sala (para eventos, formaciones o reuniones), bar interno para sus miembros, venta de alimentos a través del auto servicio, bar y/o restaurante abierto al público, servicios de formación, servicios de mentoring, etc.

Al no existir una licencia única de actividad para el servicio de coworking (hay que solicitar una para cada tipo de actividad que se realizan), los costes para la apertura, la adaptación del espacio según normativa y la gestión para conseguir la licencia pueden ser muy elevados si se solicita una licencia para cada actividad.

En definitiva, gestores de coworkings: ¡Valor y al toro!. Porque nos enfrentamos a una falta de regulación administrativa, un sistema desfasado que no contempla la nueva forma de trabajar (y de vivir) nacida y enriquecida por la economía colaborativa, aunque ya sea una realidad y esté en pleno auge.

Relación entre los fundadores: pacto de socios

En caso de abrir el espacio de coworking con otros socios, asegúrate de establecer un acuerdo de socios que defina el modo en que vais a operar así como las responsabilidades, obligaciones y derechos de cada uno, con el fin de evitar futuros conflictos.

Este documento puede ser no oficial pero se recomienda que sea firmado ante notario.

Forma jurídica

Consulta con tu abogado de empresa qué forma jurídica es la más adecuada para tu actividad. Puedes operar el coworking como freelance hasta constituirte en una SL por ejemplo. Una asociación te dará flexibilidad legal especialmente si generas diversas actividades.

Adquisición del espacio 

Escoger un espacio lo más adecuado posible a tus necesidades y a las normativas vigentes no solamente te ahorrará dinero de posibles reformas, sino también muchas preocupaciones en los procesos administrativos que pueden retrasar o incluso frustrar tu sueño. Contrata a un especialista para que gestione y consulte con el ayuntamiento todos los trámites antes de adquirir ninguna propiedad.

Cada ciudad tiene sus propias normativas en cuanto licencias de actividad. Y cada barrio tiene sus categorías. Tendrás que pedir cita previa con el técnico del ayuntamiento de la zona que corresponda a tu espacio para saber todos requisitos técnicos que requiere cumplir tu espacio.

Ten también en cuenta la normativa de protección contra incendios: número mínimo de salidas de emergencia, extintores, señalización… Según la legislación nacional vigente. Si el espacio no  cumple con la normativa vigente, tendrás que acondicionarlo.

El espacio deberá cumplir con los mínimos de movilidad/accesibilidad exigidos por la normativa del país.  

Encontrar el local ideal no es fácil. Antes de tomar una decisión, pide opinión a tus arquitectos e ingenieros técnicos. Cuanto menos cumpla con la normativa, mayor será la inversión en obras para la adecuación.

Actividad empresarial

Momento de definir bien las actividades que llevarás a cabo en el coworking para solicitar las licencias pertinentes. Recuerda que no existe una licencia empresarial específica para coworkings. De ahí la importancia de saber qué actividades se incluyen dentro de la propia licencia de centro de negocios/oficinas, y qué actividades paralelas que quieres organizar en el espacio van a necesitar de licencias propias (eventos, exposiciones, «marketplace»…). Hecha la ley, hecha la trampa, ¡no solicites una licencia para cada actividad!

Como ves, abrir un espacio de coworking es todo un reto. Apasionante y enriquecedor, sí, pero también lleno de dificultades. Desde la elección del espacio, obtención de la licencia de actividad hasta la relación contractual con los coworkers que veremos en un próximo artículo.

Este artículo ha sido escrito por Vanessa Sans de HWL y publicado posteriormenete en su Linkedin.

Fuentes:

Nexudus: 101 legal guide for coworking spaces (I).

Legalcoworking, consultoría de coworking legal fundada por Maica Cabello (abogada) y Laia Benaiges (fundadora del Espai La Magrana).

Imagen portada cortesía de Espai la Magrana.

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